Regler

Fra QmPlusDoc

Regler er en arkfane under Admin.

Her kan du administrere regler. Regler brukes for å sette opp kriterier, som når de er tilfredsstilt, utløser spesifiserte reaksjoner. Slike reaksjoner kan bare defineres av QmPlus AS.

I gjeldende versjon, kan brukere, skjemaer, kategorier, avdelinger og i noen tilfeller henvendelsestype brukes som kriterier i en regel.

• Eksempel 1: Bruker Kåre Knall er ekstra saksbehandler for HMS-skjema og POL-Skjema fra og med avdelingene Teknisk, Kultur og Administrasjon.
• Eksempel 2: Brukerne Bård Kjekk og Anne Tøff varsles med e-post hver gang det registreres en melding med skjema HMS-Skjema og kategori Brannsikring fra og med avdeling Oppvekst og omsorg.

I gjeldende versjon, kan regler bare lages og endres av brukere med brukertype Leder på øverste avdeling og brukere som har systemrollen Innholdsadministrator.

Innhold 1 Reaksjoner 1.1 Ekstra saksbehandlere 1.2 Tidlig saksbehandlere 1.3 Tiltaksgodkjennere 1.4 Informeres ved ny melding 2 Knapper 3 Ikoner

Reaksjoner

Det er i gjeldende versjon fire ulike reaksjoner:

Ekstra saksbehandlere

Samme som den tidligere Saksbehandlere arkfanen. Her kan du administrere hvem som skal dukke opp som ekstra saksbehandlere når "Send til saksbehandler" funksjonen brukes på meldingsbehandlingssiden

.

Ekstra saksbehandlere vises i nedfallsmenyen over mulige mottakere når "Send til saksbehandler" er valgt som handling i meldingsbehandlingssiden. Se bildet over.

Nedfallsmenyen inneholder automatisk alle brukere med brukertype leder og saksbehandler fra de følgende stedene:

• Avdelingen den aktive brukeren har valgt i navigatoren.
• Avdelingen direkte over avdelingen den aktive brukeren har valgt i navigatoren.
• Alle avdelinger direkte under avdelingen den aktive brukeren har valgt i navigatoren.

Dette brukes når brukerne skal kunne sende meldinger uten å følge den vanlige linjen, for eksempel på tvers av organisasjonen eller rett til en fagansvarlig i en helt annen del av organisasjonen.

Listen viser alle brukere som har blitt registrert som ekstra saksbehandlere i hele virksomheten. I kolonnen "Fra avdeling" i tabellen kan du se fra hvilken avdeling funksjonen trer i kraft.

Sett ikke opp ekstra saksbehandlere dersom du ikke er helt sikker på hva du gjør. Er du i tvil kontakt QmPlus AS for nærmere forklaring.

Tidlig saksbehandlere

Her kan du definere brukere som skal være standard saksbehandlere for ett eller flere meldingsskjemaer.

Feltet som viser at et meldingsskjema er satt opp med "Tidlig saksbehandling" og Sjur Krog som standard saksbehandler heter Send til saksbehandler / linjeleder.

I "Fra avdeling" nedfallsmenyen, velg fra hvilken avdeling (inklusive) standard saksbehandler funksjonen vil gjelde. Dersom flere brukere er satt opp som standard saksbehandler fra ulike avdelinger for det samme meldingsskjemaet, blir brukeren tilhører den avdelingen som ligger nærmest avdelingen valgt i navigatoren når meldingen registreres være forhåndsvalgt i en nedfallsmeny i meldingsskjemaet.

En vanlig måte å bruke dette på er om du har et meldingsskjema som alltid skal gå til en spesiell mottaker uansett hvor i organisasjonen meldingen blir registrert.

Merk at når en melding får satt en tidlig saksbehandler på denne måten får den status sendt til saksbehandler i stedet for nye saker når den er registrert.

Tiltaksgodkjennere

I utgangspunktet kan alle brukere med brukertype leder eller saksbehandler behandle alle meldinger som de har tilgjengelig innenfor sitt ansvarsområde. For å begrense hvem som kan lukke enkelte meldinger kan du legge opp regler her. Disse reglene begrenser de følgende handlingene i meldingsbehandlingssiden: Avvis og Avslutt saken. I tiltaksbehandling begrenses handlingen Godkjenn tiltak.

Informeres ved ny melding

Når en ny melding registreres, vil brukere som tilfredstiller en av reglene her users who få tilsendt en beskjed om den nye meldingen. Kommentar kolonnen kan brukes for tilbassing av teksten i beskjeden. Beskjeden sendes enten som e-post, SMS eller begge deler. E-post er standard. De andre to typene (SMS, e-post og SMS) vises bare for de som har aktivert SMS modulen.

Knapper

• Ny regel: Lager en ny regel uten kriterier. Denne vises som en tom rad markert med gult i tabellen. Trykk på til en eller flere av kolonnene for å legge til kriterier. Knappen vises bare for brukere med brukertype leder på den øverste avdelingen og brukere som har systemrollen Innholdsadministrator.

Ikoner

Når du holder pekeren over data i noen kolonner i tabellen, kan det være du ser at den endrer form. I noen nettlesere ser den slik ut: , mens i andre vil den se ut som hånd ikonet. Dette betyr at feltet i tabellen er redigerbart. Trykk på feltet for å redigere det. Når du har trykket på et felt vises de følgende ikonene (Merk: Ikons beskrevet nedenfor vises bare for brukere med brukertype leder på øverste avdeling og brukere som har systemrollen Innholdsadministrator):

• Lagre: Lagrer endringen.
• Avbryt: Avbryter endringen. Feltet får sin forrige verdi.
• Slett: Sletter det valgte kriteriet fra regelen eller hele regelen (hvis du trykker på ikonet i Endre kolonnen).
• Angre: Vises etter at du har lagret en endring. Feltet får tilbake sin tidligere lagrede verdi.
• Ny: Legger til et nytt kriterie i den valgte kolonnen til denne regelen.